在对活动进行战略性的规划后，便进入到活动方案的整体策划之中，而在制定具体活动创意前，通常还需要对活动运营中各利益相关者进行充分了解，因为在设计运行系统时应该尽可能的满足各利益方的需求。

　　在创立一项活动的过程中，一个关键的因素是了解该活动所处的环境。而活动的举办所面临的各种处境将是它能否成功的决定性条件。为了了解这些处境，我们必须首先明确谁是那些活动中的主要角色――利益相关者，以及那些被活动的举办所影响的人和组织。接下来，我们必须准确了解这些主要角色的诉求――他们各自希望在活动中得到什么，以及那些最可能影响他们对活动的感觉的因素。一旦我们了解了活动所处的环境，他们就能在活动的创新、成型以及运营过程中处于最佳的位置，并使活动达到最佳结果。一句话，只有不断地进行换位思考，并让各参与者得到利益，这样的活动才是好的活动。

　　那些与活动的结果有合法的利益关系的个人和组织被称为活动的利益相关者。一个成功的活动运营公司必须能辨别谁是活动的利益相关者以及他们各自在活动中的需求，要判断他们的各自需求是否有重叠和冲突的地方。而一项活动的成功与否取决于活动经理人如何平衡利益相关者们的诉求、期望、和利益之间的冲突。

　　活动与各主要利益相关者之间的关系：

　　· 活动组织机构――提供活动的管理，通过活动达成各项任务。

　　· 活动举办地――提供活动的外部环境，接受活动所带来的各种影响。

　　· 赞助商――提供资金或实物，得到市场的品牌认同。

　　· 媒体――负责活动的推广，得到活动的宣传内容或广告收入。

　　· 工作人员――为活动付出劳动和支持，得到薪酬或奖励。

　　· 活动的参加者和观众――提供参与和支持，从活动得到娱乐或奖励。

　　各主要利益相关者的具体分析：

　　活动组织机构

　　政府――政府举办活动是有许多原因的，包括：社会、文化、旅游、和经济的利益驱动。而其中一些政府部门存在的功能之一就是要举办活动，如：旅游部门、文化和体育部门等。

　　公司――公司对活动的介入是程度不同的，有的是通过赞助活动来向市场推广他们的产品和服务;有的是通过和政府合办活动来达到获取政府资源等等综合的目的;有的公司则为自己量身定做专门的活动来发布新产品、增加销售、并强化公司形象;当然还有些公司，他们的生意内容就是活动运营，如演出商、体育推广公司、会展公司等。

　　社区、社团――服务于本社区、社团多种多样的兴趣和需求，如本地体育活动、社区慈善捐助会、汽车俱乐部聚会、本地艺术制品展等等。

　　活动组织机构的类型――活动的主办方是政府、公司、还是社区或社团，将决定活动组织机构的性质。如果主办方是政府、企业、或行业协会，活动的运营将由他们的雇员或者专业的活动运营公司来完成;如果主办方是社区或社团，活动的举办将最可能由志愿者来完成。

　　活动举办地

　　活动举办地的心态、需求、兴奋点将决定地对活动风格和时尚的接受程度。而当前对活动举办地影响最大的一股新的力量是全球化和新科技。全球化和新科技的结合让这个世界看上去更小、更复杂了。这一过程则因为媒体技术的发展而加快，这股力量能把那些不同寻常的本地活动带到世界观众的面前。全球化和新技术对活动未来的影响包括：

　　· 机遇将会青睐那些能充分利用全球化和新技术条件下的工具和环境，同时保持举办地的独特性，并表达自己的特别诉求的活动。

　　· 全球化将给活动，尤其是公司活动的产品和市场，带来“标准化”。

　　· 专业的活动运营公司将有可能把好的活动及其模式快速扩张，在大幅提高劳动生产率的情况下，能做到同时操控好几个活动的运行。

　　赞助商

　　近20年来，活动赞助大幅提高，同时赞助商对赞助的看法也大有改变。许多大赞助商已从过去仅仅把活动赞助看成是博取社会好感的公关工具，变成把活动赞助当作市场营销组合拳中的重要组成部分。

　　媒体

　　可以说，媒体的革命带来了活动的革命。活动在现代媒体上的存在至少与它的现场存在一样有力，甚至更有力。活动的现场观众与它的电视观众相比可能相形见绌，甚至忽略不计，因为有些活动就是为电视观众专门打造的。从媒体赞助与媒体给付的转播报道权费中，活动收益良多。通过媒体的宣传推广，活动的商业赞助商得到了更多的价值回报。当然，媒体也经常直接影响着活动的创意和执行，同时也深刻地影响着活动与它的现场观众之间的关系。迄今为止，体育竞赛是媒体和活动相互作用中的最大赢家，也是最大输家。

　　工作人员